Psikolog, Diyetisyen ve Fizyoterapide Seans Paketi ve Randevu Takibi

Psikolojik danışmanlık merkezleri, beslenme ve diyet klinikleri ile fizyoterapi ve rehabilitasyon merkezleri tek seferlik randevulardan çok düzenli devam gerektiren seans dizileriyle çalışır. Bir danışan her hafta aynı gün ve saatte bireysel görüşmeye gelebilir, sekiz seanslık bir fizyoterapi paketi kullanabilir ya da iki haftada bir beslenme kontrolüne katılabilir.

Bu merkezlerde en büyük operasyonel zorluk; son dakika ertelemelerini yönetmek, boşalan uzman saatini bekleme listesindeki başka bir danışana çakışma olmadan sunmak ve kalan paket haklarını hatasız izlemektir. Yanıtly bu ihtiyaçları online randevu sistemi altyapısında bir araya getirir: belirsiz iptal mesajlarını doğru seansa bağlayan randevu akışı, eşzamanlı kayıtlara karşı korunan bekleme listesi ve paket takibi.

Danışan odaklı merkezlerde iyi bir randevu otomasyonu, uzmanın seans ortasında telefona bakma zorunluluğunu ortadan kaldırırken danışana da mahremiyeti korunan güvenilir bir iletişim kanalı sunar.

Seans Bazlı Merkezlerde Takvim Neden Farklıdır?

Bir psikolog, diyetisyen ya da fizyoterapist elli dakikalık bir seanstayken telefona bakamaz. Danışanlar ise çoğu zaman WhatsApp'tan "Yarınki seansıma gelemeyeceğim, perşembeye alabilir miyiz?" ya da "Bu haftaki kontrolümü bir saat ileri çekebilir miyiz?" gibi kısa mesajlar bırakır. Elle yönetilen merkezlerde bu durum üç soruna yol açar:

• Saat belirtmeyen iptal mesajları: Danışan hangi gün ve saatte randevusu olduğunu yazmadığında asistan ya da uzman önce takvimde arama yapmak zorunda kalır.
• Boş kalan seans saatleri: İptal edilen bir saat zamanında fark edilmezse bekleme listesindeki danışanlara haber verilemez ve saat boşa gider.
• Paket ve seans sayımı karışıklığı: Altı, sekiz ya da on iki seanslık paket alan danışanın kaçıncı seansta olduğu ve hangi seansın kullanılmış sayıldığı tablolarda kolayca karışır.

"Yarınki Seansıma Gelemeyeceğim" Mesajı Nasıl Çözülür?

Danışanlar günlük iletişimde neredeyse hiçbir zaman "19 Ekim perşembe saat 15.00'teki randevumu iptal etmek istiyorum" gibi tam bir cümle kurmaz. Bunun yerine "Yarın gelemeyeceğim" ya da "Randevumu haftaya alabilir miyiz?" yazarlar. Yanıtly bu mesajları güvenli adımlarla çözer.

Önce Açık Randevular Bulunur

1. 1.Danışan iptal ya da değişiklik istediğinde asistan önce o danışana ait gelecek randevuları bulur.
2. 2.Tek bir yaklaşan randevu varsa asistan onu doğrudan iptal etmez; tarih, saat ve uzmanı yazarak açık teyit ister.
3. 3.Birden fazla yaklaşan randevu varsa, örneğin hem fizyoterapi hem beslenme kontrolü, seçenekleri tarih ve saatleriyle listeler ve hangisinin değişeceğini sorar.
4. 4.İptal ya da erteleme yalnızca danışanın açık onayından sonra yapılır.

Müsaitlik Sorusu Devir Değildir

"Perşembe boş saatiniz var mı?" gibi bir soru, insana devir isteği sayılmaz; asistan takvimden uygun saatleri sunar. Danışan açıkça bir uzmanla ya da sekreterle görüşmek istediğinde ise konuşma ekibe devredilir ve aynı bölüm içinde tekrar eden talepler tek devirde toplanır.

Bekleme Listesi ve Çifte Kayıt Koruması

Popüler uzmanların akşam ve cumartesi saatleri genellikle haftalar öncesinden dolar. Bir danışan seansını iptal ettiğinde oluşan boşluğu hızla değerlendirmek verimlilik için önemlidir.

Boşalan Saat Teklif Süresince Tutulur

Geleneksel sistemlerde boşalan bir saat için bekleme listesindeki kişiye mesaj atıldığında, o kişi yanıt verene kadar başka biri aynı saati alabilir ve çifte kayıt oluşur. Yanıtly'de boşalan saat bekleme listesindeki danışana önerildiğinde, teklif süresi boyunca o saat tutulur. Bu sürede panelden, online randevu sayfasından ya da asistandan aynı saate kayıt denenirse sistem hata vermek yerine o saatin dolu olduğunu söyler ve başka bir saat önerir. Danışan teklifi onaylarsa randevu kesinleşir; süre dolarsa saat yeniden genel takvime açılır.

Paket ve Seans Hakları

Fizyoterapi programları, haftalık danışmanlık süreçleri ve beslenme paketleri danışan kartına Paket / Seans olarak tanımlanır.

"Kaç Seansım Kaldı?" Sorusu

Danışan kalan seans sayısını sorduğunda asistan paketin gerçek kalan hakkını okur ve bu bilgiyi verir; tahmin yürütmez. Personel de aynı bilgiyi panelde görür. Yanlışlıkla düşülen bir seans silinmez; izinli ve kayıtlı bir düzeltmeyle geri alınır. Paketin son seanslarına gelindiğinde ekip, haftalık sabit saatin başkasına geçmeden korunması için yenileme görüşmesini zamanında planlayabilir.

Hatırlatmalar ve Seans Öncesi Hazırlık

Düzenli devam, danışanın seansı unutmamasıyla başlar. Randevu oluşturulduğunda danışana WhatsApp üzerinden onay mesajı gider ve seanstan önce hatırlatma iletilir. Bu mesajlar danışanın o kanaldaki sohbetine de yazılır; böylece ekip, danışana neyin ne zaman gönderildiğini konuşma geçmişinde görür.

Hizmet kartına yazdığınız hazırlık notları da asistan tarafından kullanılır. Örneğin fizyoterapi öncesi rahat kıyafet ya da vücut analizi öncesi aç gelinmesi gibi bilgiler, danışan sorduğunda doğrudan bu notlardan aktarılır. Asistan bu notlarda yer almayan bir hazırlık kuralı uydurmaz; emin olmadığında soruyu ekibinize iletir. Böylece danışan seansa hazırlıksız gelmez ve uzmanın zamanı korunur.

Uzman, Oda ve Cihaz Takvimi

Çok uzmanlı merkezlerde her psikoloğun, diyetisyenin ve fizyoterapistin kendi çalışma saatleri vardır; görüşme odaları, vücut analiz cihazı ya da reformer alanı gibi kaynaklar da paylaşılır. Takvim uzmanla birlikte kaynak müsaitliğini de dikkate aldığında aynı odaya ya da cihaza iki randevu yazılmaz. İlk kez başvuran danışanlar için tercih edilen iletişim kanalı ve uygun saatler de düzenli biçimde kayıt altına alınır. Böylece ilk görüşmeden önce hangi uzmanın, hangi odada ve hangi gün uygun olduğu tek ekranda netleşir ve danışana birbiriyle çelişen saatler önerilmez.

Kliniklerde fiyat görünürlüğü ve uzman değerlendirmesi kurallarını incelemek için estetik, dermatoloji ve podoloji kliniklerinde AI randevu ve fiyat rehberimize göz atabilirsiniz.

Mahremiyet Sınırları ve Kriz Anında İnsan

Psikolojik danışmanlık ve sağlık koçluğu alanlarında yapay zekâ kullanımının temel kuralı etik ve klinik sınırlardır. Yanıtly asistanı terapi yapmayacak, psikolojik değerlendirmede bulunmayacak ve tıbbi ya da beslenmeyle ilgili tanı koymayacak şekilde tasarlanmıştır.

Bir danışan görüşmede ya da mesajda kendine zarar verme düşüncesi, intihar ifadesi ya da acil tıbbi müdahale gerektiren bir durum dile getirdiğinde akış şu şekilde tasarlanmıştır:

• Asistan randevu ve paket konuşmasını bırakır ve sakin bir dille danışanın yalnız olmadığını söyler.
• Danışanı vakit kaybetmeden 112 Acil Çağrı Merkezi'ne başvurmaya yönlendirir.
• Konuşma en yüksek öncelikle ekibinize devredilir.
• Danışan iletişim geçmişi, rol bazlı yetkilerle yalnızca yetkili kişilerin görebileceği şekilde korunur.

Rol bazlı yetkilerle sekreterya ekibine yalnızca takvim ve paket bilgisini gösterebilir, klinik notları yetkili uzmanlarla sınırlayabilirsiniz.

Kurulum Adımları

Merkezinizde seans akışını düzene koymak için şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. 1.Her uzmanın çalışma saatlerini, seans sürelerini ve kullandığı oda ya da cihazları tanımlayın.
2. 2.Paket / Seans tanımlarınızı oluşturun ve mevcut danışanların kalan haklarını girin.
3. 3.Bekleme listesini açın, iptal ve erteleme politikanızı bilgi bankanıza yazın ve kriz durumunda devrin kime gideceğini belirleyin.