Emlak, Hukuk ve Müşavirlik Ofisleri İçin AI Sekreter ve Aday Takibi

Gayrimenkul danışmanlık ofisleri, hukuk büroları ve mali müşavirlik ofisleri telefon ve WhatsApp iletişiminde özel bir hassasiyete sahiptir. Bir avukat duruşmadayken, bir emlak danışmanı yer gösterimindeyken ya da bir mali müşavir beyanname dönemindeyken gelen talepler kaçırılmamalıdır. Ancak aynı hattan yazan bir aile üyesine, karşı taraf vekiline ya da kuryeye yapay zeka asistanının "Size nasıl yardımcı olabilirim?" diye yanıt vermesi de istenmez.

Yanıtly'nin profesyonel ofisler için sunduğu emlak lead takip asistanı ve sekreterya akışı; kişi ilişkisi ayarları, personel önceliği, mesleki sınırlar ve aday ile dosya takibiyle bu dengeyi kurar.

Profesyonel ofislerde iyi bir yapay zeka sekreter, ne zaman devreye girip ön bilgiyi toplayacağını bildiği kadar, kişisel bir yazışmada ya da uzmanın devraldığı bir sohbette ne zaman sessiz kalacağını da bilir.

Standart Botlar Profesyonel Ofislerde Neden Başarısız Olur?

Perakende ya da çağrı merkezi botları yazan herkesi müşteri varsayar. Oysa bir hukuk bürosunun, mali müşavirin ya da emlak ofisinin iş numarası aynı zamanda meslektaşlarla, kurumlarla, tedarikçilerle ve yakın çevreyle iletişimin kanalıdır. Ofislerin en çok çekindiği durumlar şunlardır:

• Kişisel ve tedarikçi mesajlarına müdahale: Danışmanın eşinden, ortağından ya da kuryeden gelen mesaja asistanın müşteri adayı gibi sorular sorması.
• Uzman yazışırken araya girme: Avukat ya da danışman müvekkiliyle bizzat yazışırken asistanın aynı sohbete otomatik mesaj göndermesi.
• Yetkisiz tavsiye: Asistanın dava sonucu, vergi uygulaması ya da gayrimenkul getirisi hakkında bağlayıcı yorum yapması.
• Dağınık aday notları: İlan sitelerinden ya da referansla gelen taleplerin kâğıtta kalması ve hangi adayın hangi bütçeyle ne aradığının unutulması.

Kişi İlişkisi: Müşteri, Kişisel ve Tedarikçi

Yanıtly'de her kişi kartı için asistanla ilişkisini belirleyebilirsiniz:

1. 1.Müşteri: İlan soran alıcı ve kiracı adayları, randevu ya da dosya bilgisi isteyen müvekkiller ve mükellefler. Asistan bu kişilerle kurallarınız çerçevesinde ilgilenir.
2. 2.Kişisel: Aile bireyleri, arkadaşlar ve özel kişiler.
3. 3.Tedarikçi: Kuryeler, bina yönetimi, değerleme uzmanları ya da iş ortakları.

Kişisel ya da tedarikçi olarak işaretlenen kişilere asistan mesajlaşma kanallarında otomatik yanıt vermez; mesaj doğrudan ekibinizin ekranına düşer.

Susturulan Kişiler

Bir kişiyi tamamen susturarak asistanın o kişiyle hiç yazışmamasını da sağlayabilirsiniz. Bu ayar kişi kartından değiştirilebilir ve kimin değiştirdiği kayda geçer. Telefon aramalarında bu ayrım otomatik uygulanmaz; numara bazlı yönlendirme için telefon asistanının aktarım ve mesai ayarlarını kullanmanız gerekir.

Personel Yazınca Asistan Geri Çekilir

Bir danışman, asistanın karşıladığı bir WhatsApp sohbetine kendisi yanıt yazdığında asistan bir süre geri çekilir. Bu süre içinde sohbet tamamen uzmanın kontrolündedir ve asistan araya girmez. Böylece müvekkil ya da yatırımcı, karşısında gerçek danışmanla konuştuğunu bilir. Danışman konuşmayı bitirip sohbeti yeniden asistana bıraktığında asistan, önceki mesajları ve notları dikkate alarak devam eder.

Personel Öncelikli Kip

İsterseniz kanal ayarlarında personel öncelikli kipi açabilirsiniz. Bu kipte yeni gelen bir mesajda asistan, önce ekibinizin yanıt vermesi için belirlediğiniz kısa süre kadar bekler. Ekipten biri bu sürede yanıt verirse asistan devreye girmez; vermezse asistan yanıtlar. Bu ayar, uzmanların kendi müşterileriyle doğrudan yazışmayı tercih ettiği ofisler için uygundur; ekipten kimse yanıt vermezse asistan müşteriyi yanıtsız bırakmaz ve konuşmayı sürdürür.

Mesleki Sınırlar: Hukuki, Vergisel ve Yatırım Tavsiyesi Yok

Hukuk bürolarında, mali müşavirlik ofislerinde ve emlak ofislerinde mesleki sorumluluk en üst önceliktir. Asistan bu ofislerde ön bilgi toplayıp uzmana yönlendirecek şekilde yapılandırılır:

• Hukuk büroları: Asistan hukuki görüş vermez ve dava sonucu hakkında yorum yapmaz. Talep konusunu, aciliyeti ve iletişim bilgilerini alarak avukatla ön görüşme planlar.
• Mali müşavirlik ofisleri: Asistan vergi ya da muhasebe tavsiyesi vermez. Şirket türünü, belge konusunu ya da kuruluş talebini alarak ilgili müşavire iletir.
• Emlak ofisleri: Asistan değer artışı ya da kira getirisi vaadi vermez. Adayın aradığı bölgeyi, bütçe aralığını ve oda sayısını alarak yer gösterimi talebini kaydeder.

Bu sınırları ofisinizin kendi kurallarıyla güçlendirmek için bilgi bankası kalite raporu ve asistan kuralları yazımızdaki kural katmanlarını kullanabilirsiniz.

Aday ve Dosya Akışı

Telefon ya da WhatsApp üzerinden tamamlanan her ön görüşme, ofisin aday ve dosya akışına düzenli bir kayıt olarak işlenir.

Emlakta Yer Gösterimi ve Teklif

Emlak ofislerinde asistan, portföydeki bir ilan için yer gösterimi talebi alabilir, adayın tercihlerine göre uygun ilanları önerebilir ve ilan broşürü talebini iletebilir. Bir aday teklif verdiğinde teklif hem ekibe talep olarak düşer hem de aday akışında teklif aşamasında bir kart olarak görünür. Danışman gün defterinde ilan numarası yerine ilanın başlığını görür.

Hukuk ve Mali Müşavirlikte Ön Bilgi

Hukuk ve mali müşavirlik ofislerinde asistan başvuru sahibinin adını, talep konusunu, varsa mevcut dosya referansını ve uygun görüşme saatlerini kaydeder ve ön görüşme randevusu oluşturur. Uzman görüşmeye bu ön bilgiyle girer ve aynı soruları baştan sormak zorunda kalmaz. Görüşme öncesinde getirilmesi gereken belgeler bilgi bankanızda tanımlıysa asistan bunları da başvuru sahibine iletir; böylece ilk görüşme eksik evrak yüzünden ikinci bir randevuya kalmaz.

Çok Danışmanlı Ofislerde Sahiplik ve Görünürlük

Birden fazla danışmanın, avukatın ya da müşavirin çalıştığı ofislerde gelen talebin doğru kişiye gitmesi ve kimin hangi dosyayla ilgilendiğinin görülmesi gerekir. Gelen kutusunda konuşmalar ilgili uzmana atanabilir; atanan kişi sohbeti, ön bilgileri ve önceki notları tek ekranda görür. Kişisel ve tedarikçi olarak işaretlenen numaralar aday akışına karışmadığı için listede yalnızca gerçek iş talepleri kalır. Bir uzman izne çıktığında ya da dosya el değiştirdiğinde, yeni sorumlu kişi geçmişi baştan sormadan işe devam eder.

Ofisiniz İçin Kurulum Adımları

Profesyonel ofisinizde AI sekreteri devreye almak için şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. 1.Kişi listenizde kişisel ve tedarikçi kişileri işaretleyin, asistanın hiç yazmaması gereken kişileri susturun.
2. 2.Kanal ayarlarında personel öncelikli kipi isteyip istemediğinize karar verin ve bekleme süresini belirleyin.
3. 3.Mesleki sınırlarınızı ve ön görüşme kurallarınızı Asistan Kuralları ekranına yazın, ilk haftalarda aday akışına düşen kayıtları birlikte gözden geçirin.

Mesai Dışında Gelen Talepler

Yatırımcılar, yurt dışında yaşayan alıcı adayları ya da yoğun çalışan yöneticiler çoğu zaman akşam veya hafta sonu yazar. Asistan bu saatlerde de talebi karşılar, gerekli ön bilgiyi toplar ve ekibiniz için geri arama talebi oluşturur. Sabah ofise gelen danışman, dağınık cevapsız arama listeleri yerine ön bilgisi alınmış taleplerle güne başlar. Telefon hattında bu akışın nasıl çalıştığını mesai dışı yönlendirme ve geri arama akışı yazımızda anlattık.